脱PPAP、従業員任せから完全自動化へ
ITインフラストラクチャのソリューション・ディストリビュータのネットワールドは、セキュリティ対策においても先進的に取り組んでいる。PPAP廃止の気運が高まる前から、クラウドストレージを経由した添付ファイル対策を導入していたが、運用は従業員任せ。
経営陣からのPPAP対応状況に関する確認に、自信をもった回答ができない状況にあった。脱PPAPに対応できるCloud Mail SECURITYSUITE（以下、CMSS）を導入。添付ファイル暗号化やサーバーへのアップロードが自動化され、複数のファイル送信方法が選択できることにより、取引先への対応と自社のセキュリティ強化を両立させることができた。
添付ファイルの送信に月間20時間
取引先で異なる送信方法
取引先ごとに添付ファイルの送信方法は、「PPAPでの受信」「クラウドストレージ経由での受信」「平文での受信」と異なる。取引先が希望する方法でのファイル送信が負担に。
手動で添付ファイル分離
添付ファイル分離は、クラウドストレージを利用。Microsoft 365との相性が悪く、自動送信できないため、手動でアップロード・ダウンロードURLを発行し、パスワードも手動で別経路送信していた。
月間で20時間もの負担
１通のメールで添付ファイルを送る際に約3分かかり、月間で20時間の業務の負担になっていた。脱PPAPの運用は現場任せだったため、適切に運用されているか不透明だった。
Cloud Mail SECURITYSUITE の導入効果
添付ファイル送信の作業負担がゼロに
CMSSの導入により、手作業で行っていた添付ファイルの送信を完全に自動化。従業員はメールにファイルを添付して送信するだけ。パスワードは、別経路で自動送信されるためセキュリティが向上。
取引先の多様な送信ルールに自動対応
添付ファイル暗号化、添付ファイルの分離送信、平文での送信、等のドメインやメールアドレス毎にファイル送信方法が設定できる。国内外の多様な取引先のニーズに対応できた。
Microsoft 365 で脱PPAP、月額300円/人で実現
Microsoft 365に対応し操作性も容易で、全社的な運用が可能になった。分かりやすいインターフェイスで設定が容易。低コストでMicrosoft 365 に脱PPAPを実現できた。
選定のポイントと理由
低コストで脱PPAPが可能か？
月額300円/人で、脱PPAPを実現
取引先の要望に沿う方法で送信できるか？
ドメインやメールアドレス別にファイルの送信方法を設定できる
Microsoft 365 に対応できるか？
Microsoft 365 に適合低コストで管理工数を下げられる
お客様インタビュー
脱PPAPの完全実施で セキュリティを向上 経営層の要請にも応える
2020 年の平井卓也デジタル改革担当大臣(当時)の発言をきっかけに PPAP 廃止の気運が高まりましたが、当社では それ以前から、クラウドストレージを活用する脱 PPAP を運用していました。しかし、実際の添付ファイル分離の作業 は従業員に任せていました。経営層からの脱 PPAP の状況確認に自信を持って「対応している」と、答えられませんで した。そこで、より完全な脱 PPAP を目指してサービスの比較検討を始めましたが、多くのサービスは本質的な脱 PPAPといえない内容でした。弊社が考える本質的な脱 PPAP である「メール添付ファイルの分離送信」を実現でき、 費用面も低コストの CMSS を選びました。「餅は餅屋」、メールのことはメールの専門企業が一番です。
従業員は ファイルを添付するだけ 絶えなかった苦情が解消
以前のクラウドストレージによる添付ファイル分離は、「ファイルのアップロード」「ダウンロード URL の通知」を手作業 で行うため、1 つの添付メール送信に約 3 分かかっていました。社員からは苦情が絶えず、ヘルプデスク部門として対 応に苦慮していました。CMSS に移行したことで、従業員はメールにファイルを添付して送信するだけで、後の処理は すべて CMSS が対応してくれるため、ファイル送信の負担がゼロになりました。また、多岐に渡る取引先のニーズに 対応した方法で送信できることも重要でした。Microsoft 365との相性や操作性も良く、スムーズに全社に展開でき ました。今では取引先から「どんな製品を使っているのか」という質問をいただくこともあります。月 300 円 / 人と低コス トでMicrosoft 365に対応した脱PPAPを実現できるという理由で、CMSSを推奨させていただいています。
PPAP 代替案 検討時のチェックポイント
ZIP暗号化したファイルをパスワードで解凍するというPPAPは、ファイル共有の安全性や秘密性の効果がないばかり か、マルウェアやウイルスの侵入のリスクを高めています。2020年の政府のPPAP廃止宣言以降、脱PPAPの流れが加速しています。PPAPの代替手段の選定時に留意すべきポイントを紹介します。
Micosoft 365に対応した脱PPAPを実現 日本企業がビジネスに必要なメールセキュリティを提供
Cloud Mail SECURITYSUITE(クラウドメールセキュリティスイート)は、Microsoft 365・Google Workspace では不足している日本企業がビジネスに必要なセキュリティ機能と管理機能をオールインワンで追加できます。
導入事例：株式会社ネットワールド様
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