プライベート・ビジネス問わず、Webメールを利用する人は多くいます。では、そもそもWebメールとはどのようなサービスなのでしょうか？本記事では、従来のメールソフトとの違いに触れながら、Webメールの概要を解説します。
Webメールのメリット・デメリットや、サービスの選び方も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
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目次
Webメールとは？
Webメールとは、インターネットを通じて利用できるメールサービスです。インターネット上のサーバにメールデータが保存され、Webブラウザから手軽にメール機能を利用できます。
インターネット環境さえあればメールの確認や送受信が可能なため利便性が高く、ビジネスシーンでも広く利用されています。
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資料ダウンロードWebメールとメールソフトの違い
Webメールが普及する前は、企業では自社でメールサーバを構築し、従業員のパソコンにメールソフトをインストールすることでメール機能を利用していました。
メールソフトはカスタマイズ性の高さがメリットですが、パソコン1台1台にインストールする必要があるため導入に手間がかかり、費用も高くなる傾向があります。
一方、Webメールはアカウントさえ作成すればスピーディーに導入でき、初期費用はほとんどかかりません。また、メールソフトはインストールしたデバイスでしか利用できないのに対し、Webメールならインターネットさえつながればどの端末でも利用可能です。
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資料ダウンロードWebメールを利用するメリット
Webメールを利用すると、以下のようなメリットを期待できます。
場所を選ばずアクセスできる
Webメールはインターネット環境さえあれば、世界中のどこからでもメールサービスにアクセスできます。職場だけでなく、外出先や自宅からでもアクセスできるので、リモートワークとの相性もよいでしょう。
空き時間や移動時間にもメールの確認・返信が可能で、隙間時間を有効活用できる点もメリットです。
複数のデバイスで利用しやすい
Webメールは複数のデバイスでの利用にも適しています。パソコンやスマートフォンなど、さまざまなデバイスから同じアカウントを利用できます。職場ではパソコンで、取引先からはスマートフォンでログインするなど、柔軟な対応が可能です。
拡張性が高い
ユーザ数やメールボックスの容量などは、実際に運用を始めてみると、あとから増減させたくなるケースがよくあります。Webメールなら、契約内容や設定の変更により即座に増減させられるため、状況に応じた柔軟な設定が可能です。また、Webメールはタスク管理やカレンダーとの連携など、豊富な拡張機能が利用できる場合も多く、業務効率化に役立ちます。
運用・管理の負担が少ない
Webメールはプロバイダ側がサーバの管理やセキュリティ対策などを行うため、利用者の運用・管理負担が大幅に軽減されます。スパム防止機能や暗号化機能などが標準搭載されている場合も多いため、手間なく安心して利用可能です。
また、管理者側が個々のメールアドレスを管理できるサービスも多いため、トラブル発生時には利用制限をかけるなどして被害が広範囲に及ぶことを防げます。
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資料ダウンロードWebメールを利用するデメリット
Webメールにはさまざまなメリットがありますが、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。
インターネット環境がないと利用できない
Webメールはインターネット環境があればいつでも、どこでも利用できますが、裏を返せばオフライン環境では利用できません。例えば電波状況が悪い場所にいるときは、利用が制限されてしまう可能性があります。
一定のセキュリティリスクがある
Webメールには、プロバイダによりセキュリティ対策が実施されています。しかし、インターネットを通じてデータをやりとりする以上、サイバ犯罪の被害に遭うリスクはゼロではありません。
メールの文面には機密情報が含まれるケースも多いため、最悪の場合は自社や取引先にとって大きな損失を招く恐れがあります。
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資料ダウンロードWebメールサービスを選ぶときのチェックポイント
Webメールサービスを選ぶ際は、以下の5つのポイントを比較するとよいでしょう。
インターフェイス
インターフェイスは、Webメールの使いやすさを大きく左右する要素です。
基本的な仕様にそれほど大きな差はありませんが、表示方法や操作方法などに違いがあるのでチェックしてみましょう。
機能の充実度
Webメールサービスの機能の充実度は、業務効率に直結します。基本的なメール送受信機能はもちろん、受信メールの振り分け機能やデスクトップ通知機能など、どのような機能が搭載されているか比較しましょう。
なかには生成AIを利用したテキスト作成や調整など、先進的で便利な機能を提供しているサービスもあります。
保存容量
プライベート利用とは異なり、ビジネス利用では重要なメールを長期的に保管する必要があるため、十分な容量を確保する必要があります。
無料プランでは容量が足りない場合は、有料プランへの加入も選択肢のひとつです。必要な容量を計算し、コストバランスに優れたサービスを選びましょう。
セキュリティ機能
Webメールのセキュリティ機能は、サービスによって充実度が異なります。暗号化やスパムフィルター、二要素認証など、どのようなセキュリティ機能が搭載されているか事前にチェックすることが大切です。
また、同じような機能でもサービスによって精度が異なる場合があるので、あらかじめセキュリティ機能に関する評価・評判を確認しておくとよいでしょう。
既存環境との兼ね合い
既存ツールとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。例えば、普段使用しているチャットツールとの連携が可能なサービスなら、さらなる業務効率化につながります。また、すでにグループウェアを導入している場合は、一元化によるメリットを優先させることも選択肢のひとつです。
念のため、Webメールサービスの推奨ブラウザも確認しましょう。業務で使用しているブラウザによっては、正常に動作しない可能性があります。
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資料ダウンロード代表的な無料Webメールサービス
ここからは、日本国内で普及している代表的な無料Webメールサービスを紹介します。
Gmail
Gmailは、Google社が提供するWebメールサービスです。メールボックスの保存容量は無料版は15GB（Gmail含むGoogleサービス全体）、有料版は30TBです。Google DriveやGoogleカレンダーなど、Googleサービスとの連携が容易というメリットがあります。
また、検索機能にも優れており、必要な情報にスムーズにアクセスできます。
Outlook.com
Outlook.comは、Microsoft社が提供するWebメールサービスです。メールボックスの保存容量はメール単体で15GBで、多くのメールを保存しておけます。
OneDriveやOffice Onlineなど、Microsoft社のさまざまなサービスとの連携が可能です。また、アドインを追加すれば、Evernoteなどの他社サービスとも連携できます。
Yahoo!メール
Yahoo!メールは、LINEヤフー株式会社が提供するWebメールサービスです。メールボックスの保存容量は無料版だと10GBですが、有料版では容量無制限で利用できます。
シンプルかつ分かりやすいインターフェイスも特徴で、初心者でも難なく使いこなせるでしょう。Yahoo!カレンダーやYahoo!ボックスなど、Yahoo!サービスとの連携が可能です。
レンタルサーバのWebメールサービス
レンタルサーバのプロバイダの多くは、独自ドメインのWebメールサービスを提供しています。上記のようなWebメールに特化したサービスと比べて機能は限定的ですが、メールの送受信などの最低限の機能を利用できればよい場合は、検討してみてもよいでしょう。
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資料ダウンロードビジネス利用には「独自ドメイン」がおすすめ
Webメールをビジネス利用する場合は、「独自ドメイン」が選ばれるケースが一般的です。
独自ドメインとは、企業や個人が独自に決めた文字列によるドメインのことです。独自ドメインを取得すると、メールアドレスの@（アットマーク）より後ろを企業名やサービス名など、任意の文字列に設定できます。
「gmail.com」のような無料ドメインは、ビジネスシーンにおいては信頼性が低いとみなされる場合が多いため、多くの企業は「ドメイン登録サービス」を利用して独自ドメインを購入しています。
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資料ダウンロードWebメールのセキュリティ対策を強化する方法
Webメールには一定のセキュリティリスクが伴うため、プロバイダ側のセキュリティ機能とは別に、企業が独自に対策を強化するケースは少なくありません。主な対策は以下の通りです。
- ・ウイルス対策ソフトのインストール
- ・誤送信防止ルールの策定
- ・別サーバでのメールのアーカイブ化 など
また、メールセキュリティシステムの導入もおすすめです。メールセキュリティシステムとは、その名の通りメールのセキュリティ対策に特化したシステムのことです。フィッシング対策やウイルス検知、誤送信防止などの機能を備え、Webメールのセキュリティ対策を強化できます。
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資料ダウンロードまとめ
Webメールとは、インターネットを介してメール機能を利用するサービスのことです。インターネット環境があればいつでも、どこでも利用できるため、業務効率の向上に役立ちます。
ただし、インターネットへの接続必須なWebメールには、サイバ犯罪の被害に遭うリスクが伴います。
Webメールのセキュリティ対策を強化するなら、「Cloud Mail SECURITYSUITE」をぜひご活用ください。アンチウイルスやフィッシング対策、誤送信対策などの豊富な機能により、「Microsoft 365」と「Google Workspace」のメールセキュリティを強化します。貴社の目的や課題に合わせて必要な機能だけをお選びいただくことができ、低コストでの導入が可能です。
