メールは仕事でもプライベートでもよく利用されるツールですが、社内で社用メールの管理の担当になった場合、改めてメールとは何か確認したい人もいるでしょう。
そこで本記事では、メールの基礎知識を主要なメールの種類やメリット・デメリットを初心者にも分かりやすく解説します。用途に合わせたメールの選び方や、クラウド化、セキュリティ対策についても紹介するため、お役立てください。
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目次
メールの基礎知識を解説
電子メールは、一般に「メール」と呼ばれ、広く利用されています。このメールとは、電子機器を使い、インターネット環境のもと、送信相手にメッセージを届けるための通信手段です。
なお、一般的に用いられているメールとは、配信システムのことだけでなく、送受信されるメッセージのことも指す用語とされています。
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資料ダウンロードメールの種類とそれぞれのメリット・デメリット
メールにはいくつかの種類があり、それぞれアドレスの＠以降（ドメイン）で見分けられます。以下では、利用者の多いフリーメールやキャリアメール、一般的にビジネスメールで利用される独自ドメインのアドレスなどのメリット・デメリットを解説します。
プロバイダメール
プロバイダーメールとは、インターネットサービスプロバイダー（通信事業者：通称ISP）が提供しているメールのことです。＠以降には、通信事業者名が入っているものが多くあります。
特定のインターネットサービスに申し込めば無料で利用でき、セキュリティ性も高いアドレスです。しかし、1契約につき1つのアドレスしか利用できないケースがほとんどです。
フリーメール
フリーメールとは、誰もが無料で登録して使用できるサービスのことで、フリーメールサービスに登録すれば、メールアドレスが取得可能です。
無料で気軽に利用でき、複数アドレスの取得も可能です。しかし、無料である分信頼性が低く、一部Webサービスの登録手続きなどにフリーメールアドレスが使用できない場合もあります。また、スパムメールが届くことも少なくなく、セキュリティ面に不安があります。
キャリアメール
キャリアメールとは、携帯電話会社が提供しているメールです。そのため、＠以降には各携帯電話会社の社名やサービス名などが入ったドメインが記載されています。
キャリアメールは、携帯を契約すれば1契約につき1つのアドレスが利用できます。セキュリティ面は安心できるサービスですが、携帯を解約したり、キャリアを変更したりする際には、メールアドレスの引き継ぎができず、不便を感じることもあるでしょう。
独自ドメインのメール
独自ドメインのメールとは、その名の通り、企業や個人が独自のドメインを作成して利用するメールです。基本的にビジネスシーンでは、独自ドメインのメールを用いらなければ、信用されない可能性もあります。
＠以降が自由に決められるため、企業名などを自由に設定可能です。オリジナルアドレスで企業のブランディングをしたい場合にも活用できますが、独自ドメインは取得や更新に費用がかかります。
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資料ダウンロードビジネス用メールの選び方
メールにはさまざまな種類がありますが、ビジネスシーンで使用するメールは、次のポイントを踏まえて選びましょう。
用途に合ったものを選ぶ
メールは、種類によって特徴が異なるため、使用用途に合わせて選ぶとよいでしょう。
例えば企業で使用するメールがフリーメールでは、会社の信頼性が薄れる可能性があります。そのため、企業名やブランドが反映できる独自ドメインを取得して利用するのがおすすめです。
サービスの特徴を比較する
ビジネスメールに用いられる有料メールには、さまざまなサービスやサポートがあります。例えば、大容量のストレージ利用や高度なセキュリティ対策などがあります。
大容量ストレージがあれば、社内のプロジェクト資料や社外との契約書も長期間保存が可能です。そのため、従業員の人数や扱う情報量に適したストレージが利用できるものを選ぶとよいでしょう。また、メールでは社内外の重要な情報を扱うことも少なくないため、情報漏えいを防ぐためにも誤送信防止やウイルス対策が備わっているもの選んでください。
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資料ダウンロードメール利用時のメールソフト設定方法
現在利用しているメールソフトで、独自ドメインのアドレスなどを新規追加して使用する際の一般的な設定方法を紹介します。
メールソフト内で、メールアドレスを追加するメニューを選択し、必要な情報を入力します。おもな入力項目は次の通りです。
- メールアドレス
- 表示名
- アカウントの種類
- パスワード
- 送信メールサーバ
詳細は利用中のメールソフトによって異なるため、手順を確認しながら進めてみてください。
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資料ダウンロードメールのクラウドサービスとは
メールのクラウドサービスとは、インターネット上のサーバを利用して、Webブラウザやアプリからメールの確認や送受信ができるサービスです。一般的に広く利用されているフリーメールのGmailやYahoo!メールもクラウドメールサービスに分類されます。
メールをクラウド化するメリット
企業がメールをクラウド化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
アクセス方法の多様化
先述の通り、クラウドメールは、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。そのため、社内にいなくてもメールの確認ができるため、営業が外出先でスマートフォンなどからメールを確認したり、テレワークが可能になったりするでしょう。
メール確認が便利になるだけでなく、社外でもメール対応ができれば、業務効率化にもつながります。
保存・管理などの利便性向上
メールに添付されているファイルもクラウド上で管理できるようになるため、メールを確認すればファイルが閲覧できます。
また、データを都度パソコンやスマートフォンにダウンロードしていると、機器の容量を圧迫してしまいますが、クラウド上で確認ができればデータ容量の問題も解決するでしょう。
導入コストを抑えられる
クラウドサービスは、自社サーバを使用せず利用できるため、導入時のコストも抑えられます。
自社サーバを設置しなくて良いということは、導入コストだけでなく、サーバの管理や保守の手間やコストも不要です。メンテナンスや更新、トラブル対応は、全て提供元が対応します。
セキュリティ対策もできる
クラウドの利用は、自社サーバを利用するのと比較して、セキュリティ面に不安があると懸念されていましたが、近年はセキュリティ対策も強化されています。
例えば、メールの誤送信防止や情報漏洩防止、ウイルスチェックやスパム対策、メールの暗号化などにも対応しているものもあります。ただし、サービスによってセキュリティ対策の内容は異なるため、検討時に比較しましょう。
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資料ダウンロードメールをクラウド化するデメリットと注意点
メールをクラウド化するには、デメリットもあります。注意点を理解して、トラブル対策をしながら導入を進めましょう。
システム障害が発生すると利用できなくなる
クラウドメールのサーバは、自社で管理するのではなく、運用元が管理します。そのため、システム障害などにより利用できなくなっても自社では解決できず、復旧を待たなければいけません。トラブル発生時にも安心して利用するには、保守対応にも注目してサービスを検討してください。
カスタマイズが難しい
クラウドメールは、提供元が展開しているサービス内での利用になるため、自社独自に使いやすくカスタマイズするのは難しいでしょう。そのため、独自のインターフェイスを利用したい場合は、従来の自社サーバ型のメールの方が良い場合もあります。
漏洩・セキュリティ対策が必要
インターネット上で自由にアクセスできるサーバを利用するため、セキュリティ対策は必須です。クラウドメールもセキュリティが強化されつつありますが、万全な対策が取れているかの確認や、セキュリティ機能の設定などの対策は必要になるでしょう。
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資料ダウンロードメールのセキュリティ対策にはSECURITYSUITEがおすすめ
メールのクラウド化をする際、従業員が安全にメールを利用するためには、セキュリティ対策が欠かせません。
「Cloud Mail SECURITYSUITE」は、Microsoft 365とGoogle Workspace対応のランサムウェア・PPAP対策メールセキュリティサービスです。その他にも情報漏洩対策、脅威防御対策、誤送信対策、シングルサインオンなどの機能が豊富にそろっています。
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資料ダウンロードまとめ
メールには、無料で利用できるものから、独自のドメインが持てるものまでさまざまな種類があります。それぞれにメリットがありますが、企業の信頼性を高めたり、ブランディングに利用したりしたい場合は、独自ドメインのアドレスがよいでしょう。
メールを利用する際は、社内外問わずインターネット環境があれば使用可能なクラウドサービスの利用もおすすめです。
また、メールのクラウド化を検討する際は、創業20年超えの実績でコストパフォーマンスを実現するメールセキュリティサービス「Cloud Mail SECURITYSUITE」の導入をご検討ください。Microsoft 365/Google Workspace対応で、PPAP対策や情報漏洩対策の他、豊富な機能を自社に必要な分だけ利用可能です。
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