インターネットや社内システムで使用するパスワードは日々増えています。管理が甘いと、不正アクセスや企業・個人情報の流出が起こり得ます。
この記事では、日常的に行われる一般的な管理方法の危険性を明らかにします。さらに、漏洩リスクを抑えながら安全に運用できるパスワード管理方法をはじめ、すぐに実践できる対策も紹介します。
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目次
企業におけるパスワード管理の現状とは
企業では、利用するパスワードの数が年々増加しており、管理の負担が大きくなっています。また、パスワードの管理は個人任せになっていることが多く、情報漏洩のリスクが高まっている状況です。
管理するパスワードの数が増えている
クラウドサービスの導入が進み、業務効率の向上やコスト削減が可能になった一方で、従業員が管理しなければならないIDやパスワードの数は急速に増え続けています。
多くのIDやパスワードをすべて正確に記憶することは難しく、同じパスワードを使い回し、簡単なものにしてしまうケースも少なくありません。その結果、情報漏洩や不正アクセスといった深刻なセキュリティリスクが高まっています。
個人での管理が基本になっている
企業では、IDやパスワードの管理を従業員に任せるケースが一般的です。十分な情報セキュリティ教育を施していたとしても、管理対象が増えれば手間や負担は大きくなり、「自分は問題ない」と考える従業員が出てくることもあります。
さらに、組織的なパスワード管理体制が整っていない場合であれば、個々の従業員の問題にとどまらず、企業全体の安全や存続に影響を及ぼす恐れがあります。
組織的な管理体制が必要とされている
企業では、内部統制監査によってIDやパスワードの扱いが不十分だと指摘されるケースも珍しくありません。改善指導を受けた場合は、再発防止策の策定や運用体制の見直しが求められ、その対応に多くの時間やコストがかかります。
そのため従業員任せではなく、組織全体で統一ルールを設け、システム的に管理できる仕組みを構築することが重要です。
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資料ダウンロードパスワード管理の重要性
パスワードは、オンラインアカウントやデバイスへのアクセスを制御するための防御策であり、企業にとっては顧客情報をはじめとする重要なデータを保護するための認証手段です。パスワードが分からなければ情報にアクセスできないため、正当な利用者以外はデータを閲覧できません。
しかし、近年はテレワークの普及で従業員ごとのネットワーク環境が統一されておらず、セキュリティが脆弱な場合もあります。そのため、1人のパスワードが漏洩するだけで社内システム全体にリスクが及ぶ可能性が高まっています。
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資料ダウンロードパスワードの流出で考えられるリスク
パスワードが流出すると、不正アクセスによって企業情報や個人情報が漏洩するリスクが高まります。さらに、トラブル対応にかかる費用が増え、企業としての信頼も損なわれる可能性もあります。
不正アクセスにより企業情報が漏洩する
パスワードが流出してシステムに不正アクセスされれば、企業の機密情報や取引データが盗まれる危険があります。
また、Webサイトのアカウントが侵害された場合、個人情報の漏洩に留まらず、利用者を装った不正メールを送信される事態にも発展しかねません。アカウントが悪用されれば、被害は長期化する可能性があります。
個人情報が第三者に流出する
メールアドレスや氏名、住所などの個人情報が第三者に流出すると、悪用されるリスクがあります。また、銀行口座やクレジットカードの情報が漏れれば、金銭的な被害に直結する場合もあり非常に危険です。
企業の顧客データや従業員の個人情報が外部に流出した事例も実際に報告されており、パスワード管理の不十分さは深刻な被害につながる原因であるといえます。
トラブル対応の費用が発生する
パスワードが流出した際には、被害への対応や補償が必要です。流出した原因や経路の調査、システムのセキュリティ強化なども含まれるため、大きな経済的負担は避けられません。
また、氏名や電話番号など基本情報の漏洩だけであれば損害賠償額は少額で済みますが、情報が悪用された場合は高額な費用が発生することもあります。
企業としての信頼を失う
パスワード流出による機密情報の漏洩は、企業が顧客や取引先から信頼を失い、社会的信用を大きく損なう原因です。
また、「セキュリティ対策が不十分な企業」という印象が広まれば、企業のブランドイメージは低下し、今後の企業運営や事業展開などに長期的な影響を及ぼします。
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資料ダウンロード一般的なパスワード管理方法は？危険性も
紙やスマートフォン、ブラウザへの保存は、よくあるパスワードの管理方法です。これらの方法は簡便ではありますが、思わぬ危険につながることもあるため注意が必要です。
紙へのメモ【他人に見られる危険性】
パスワードを紙に書く管理方法は、ハードディスク障害やサイバー攻撃でデータを失うリスクのない点がメリットです。しかし、デスク上のメモや付箋は周囲の人に見られやすく、第三者にコピーや持ち出しをされる危険が伴います。
さらに、書類の置き忘れや廃棄時の処理が不適切な場合にも流出の恐れがあり、安全性には大きな問題があります。
スマートフォンへのメモ【誤送信する危険性】
スマートフォンにパスワードをメモして管理する方法は、複数の情報を一括で保存でき、手軽にアクセスできる点がメリットです。
しかし、一般的なメモアプリには暗号化機能が備わっておらず、誤送信や共有によって機密情報が外部に漏れる危険があります。一度インターネット上に流出すると、その情報を回収することは困難です。
Webブラウザへの保存【不正アクセスで盗まれる危険性】
Webブラウザにパスワードを保存すると、毎回入力する必要がなく、すぐにログインできる点がメリットです。
しかし、第三者が専用ツールを使って保存されたパスワードを盗み出す危険があり、企業のシステムが不正アクセスを受けた際には大量の情報が一度に流出する可能性もあります。
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資料ダウンロード安全なパスワード管理方法を解説
企業の安全なパスワード管理方法としては、紙でのパスワード管理は原則禁止し、専用の管理ツールやID管理システムを利用することが推奨されます。
また、多要素認証（MFA）の利用も検討することもおすすめします。
紙とデジタルを組み合わせて管理する
重要なパスワードは紙に記録し、それ以外はデジタルで管理すると安全性が高まります。紙に記録した情報を得るには物理的な行動が必要なため、盗まれるリスクを最小化できます。
さらに、自分だけが理解できる方法でパスワードを変換して記録しておくと安心です。紛失を防ぐためにメモではなくノートや手帳を使用し、金庫や鍵のかかる引き出しで保管すると安全性がより確保されます。
パスワード管理ツールを使用する
パスワードの安全性を高めつつ利便性も確保するためには、エンタープライズ向けのパスワード管理ツールやID管理システムを導入し、組織的に一元管理することが重要です。各種WebサービスのアカウントIDやパスワードを一括で管理でき、マスターパスワードを入力するだけで端末を問わず安全に呼び出せます。
信頼性の高い企業が提供するものを選び、機能やサービス内容に応じて適切に使い分けると利便性がさらに向上します。
多要素認証（MFA）を利用する
二段階認証とは、パスワードの入力だけではなく、別の端末やアプリを使って追加の確認をする認証方法です。万が一、パスワードが流出しても、再認証によって第三者による不正ログインを阻止できます。
近年は、ID・パスワードの認証に加え、指紋認証をはじめとする生体認証や別の端末やアプリを用いた認証方法など、複数の要素を用いた方法が主流となっており、これを多要素認証と呼びます。
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資料ダウンロードパスワード管理の注意点は？3つのポイント
パスワードを安全に管理するためには、使い方や保管方法に注意が欠かせません。特に意識しておきたい3つのポイントを解説します。
同じパスワードを使い回さない
パスワードの使い回しは、管理の手間や記憶の負担を減らすためによく行われますが、避けることをおすすめします。たとえ複雑な文字列のパスワードであっても、1度流出してしまえば、別のサービスも次々と侵害される恐れがあるためです。
入手した認証情報を用いて他サービスへ侵入する行為は「パスワードリスト攻撃」と呼ばれ、影響が長引く可能性があります。
他人に見られる場所に保管しない
パスワードを付箋に書いて貼る、手帳やメモに記入する、普段使う財布に入れておくなどの方法は、第三者に簡単に見られる危険性があります。
アカウント情報やパスワードを紙で管理する場合は、他人がアクセスできない安全な場所に保管してください。また、メールアドレスをはじめとする記憶しやすい情報は、あえて書かないほうが安全です。
個人が特定される文字列を使わない
自分の名前や生年月日、ニックネーム、住所など個人が特定される情報は推測しやすいため、パスワードに使用するのは避けます。家族やペットの名前も同様に避けるほうが無難です。
パスワードには、第三者が推測しにくい文字列を設定することが重要です。
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資料ダウンロードパスワードの保護にはセキュリティシステムの利用がおすすめ
パスワードを安全に管理するためには、セキュリティシステムの活用がおすすめです。人的ミスによる情報漏洩リスクを大幅に減らせます。例えば、パスワード管理サービスは、各種IDやパスワードを安全に保管でき、安全性の高いパスワードを自動生成することも可能です。
また、パスワードマネージャーによって管理者が一元管理できるID管理システムの導入も推奨されます。利用者は複雑なパスワードを覚える必要がなくなり、使い回しや簡単なパスワード設定を防ぎます。
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資料ダウンロードまとめ
紙やスマートフォンでパスワードを安易に保存すると、個人情報や企業情報の漏洩リスクが高まります。顧客情報や企業ブランドを守るために、セキュリティシステムを利用してパスワードを安全に管理しましょう。
サイバーソリューションズ株式会社の「Cloud Mail SECURITYSUITE」は、メールの送受信における情報漏洩を防ぐためのメールセキュリティ専用サービスです。ランダムパスワードやワンタイムパスワードなどの認証方式を用いて、添付ファイルの安全性を高める仕組みを備えています。
ランダムパスワード方式では、添付ファイルをメール本文とは別に保管し、受信者が専用URLからダウンロードすることで安全な送受信を実現します。ワンタイムパスワード方式では、受信者が都度発行された認証コードを用いてファイルにアクセスするため、第三者による不正閲覧を防止可能です。
