ヒューマンエラーによるメール誤送信は、個人情報の漏洩や機密情報の流出、企業の信用失墜を招くリスクがあります。誤送信を防ぐためには、原因の理解とともに適切な対策を講じることが重要です。この記事では、メール誤送信の原因やリスク、対策方法について詳しく解説します。ヒューマンエラーによるメールの誤送信の対策をしたいと思っている人は、参考にしてください。
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ヒューマンエラーによるメール誤送信の原因
ヒューマンエラーによるメール誤送信の原因は、主に3つあります。以下で、詳しく解説します。
宛先の入力ミス
宛先の入力ミスは、メール誤送信の原因の1つです。宛先をアドレス帳から選ぶ際、誤って別のアドレスを選んでしまう可能性があります。確認をせずにそのまま送信すると、後で間違いが発覚し問題になることがあるため、注意が必要です。また、Bccに入力すべきアドレスをToやCcに入れて、公開したくないアドレスを漏らしてしまうケースもあります。
文面のミス
メール誤送信の原因として、文面のミスも挙げられます。文面にミスがあることに気づかず、送信してしまうケースもよくあります。例えば、未完成の下書きを送ったり、他社向けの内容を修正せずに送信してしまったりするケースです。送信ショートカットを設定していると、途中のメールを誤って送ってしまうリスクが高くなるため、注意しましょう。
添付ファイルのミス
添付ファイルのミスも、メール誤送信の一因です。誤ったファイルを添付したり、不要な情報が含まれたファイルを送ったりするケースです。添付ファイルに個人情報や機密情報が含まれていると、漏洩や信頼関係の損失につながるため、十分に注意が必要です。
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ヒューマンエラーでメールを誤送信した際の3つのリスク
ヒューマンエラーでメールを誤送信した際のリスクは、主に3つあります。以下で、詳しく解説します。
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1.個人情報の漏洩
メールの誤送信により、個人情報が漏洩するリスクがあります。例えば、イベント参加者や顧客の個人情報を誤って送信すると、大規模な情報漏洩が発生する恐れがあります。従業員がこのようなミスを犯すと、企業の個人情報管理体制への信頼が損なわれるでしょう。そのため、個人情報をメールで送信する際は、慎重に操作し、誤送信を防ぐことが大切です。
2.機密情報の漏洩
メールの誤送信を通じて、企業の機密情報が漏洩するリスクもあります。企業の機密情報には、社外秘の商品情報や未公開データ、研究成果などが含まれます。そのため、機密情報を日常的に取り扱う担当者は、特に慎重に対応しなければなりません。商品開発や広報に関わっている場合は、特に注意が必要です。
3.責任の追及
個人情報や機密情報が漏洩すると、企業の社会的な信用が大きく損なわれるリスクもあります。信頼失墜は、ビジネス取引や売上に悪影響を与える可能性が高いため、注意が必要です。また、漏洩した情報の内容によっては、高額な賠償金を請求される恐れもあるため、事前に防ぐ対策をしましょう。
ヒューマンエラーによるメールの誤送信の対策方法
ヒューマンエラーによるメールの誤送信が起こらないように事前に対策することが大切です。ここでは、対策方法について解説します。
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添付ファイルのパスワード化
メールに添付するファイルには、パスワードを設定しましょう。パスワードは、ファイル添付のメールとは別のメールで知らせます。これにより、誤送信しても中身を見られるリスクを減らせます。ただし、添付ファイルとパスワードの送信先を誤り、誤って無関係な相手に送信すると中身を見られる可能性があるため、慎重に対応しましょう。
第三者確認によるチェック体制の整備
第三者確認によるチェック体制を整備することも大切です。メールを送信する前に、第三者にチェックしてもらう体制を作ることで、メールの誤送信を防げます。宛先や文面、添付ファイルなど、情報漏洩や信頼低下のリスクが高い部分を中心にダブルチェックする体制を整備しましょう。ただし、チェック担当者を上司や特定の従業員に限定すると業務負担が増えるため、担当者を複数人に分けて負担を分散させることが大切です。
誤送信防止ツールの活用
メールの誤送信を防ぐためには、誤送信防止ツールの活用も有効です。誤送信防止ツールを導入すれば、ヒューマンエラー対策を従業員に任せることなく、確実に実行できます。また、添付ファイルの自動暗号化や送信前の確認画面表示なども可能になり、メールの誤送信のリスクを減らせるでしょう。
社内ルールの徹底
社内ルールの徹底も、メールの誤送信対策の1つです。例えば、以下のようなルールが挙げられます。
・重要なメールの送信前に第三者に承認を得る
・ファイル名を規則通りに設定する
ヒューマンエラーは、従業員が意識を高めても避けられない場合があります。疲れや余裕のなさなどで普段起こらないミスが発生する可能性もあるため、企業側で対策を講じることが大切です。誤送信を防ぐためには、ルールを守らせるだけでなく、メールソフトの設定を活用することも効果的です。
送信一時保留機能の活用
メールの誤送信を防ぐためには、送信一時保留機能の活用も有効です。送信一時保留機能を活用すれば、送信前に内容を再確認する時間が確保でき、誤送信リスクを減らせます。誤字脱字や宛先ミスを再確認し、送信前に誤りに気づいて冷静に修正できます。メールソフトで保留時間を設定し、自分の業務に合わせて活用しましょう。
オートコンプリートの無効
オートコンプリートの無効も、メールの誤送信対策の1つです。オートコンプリートは、宛先を自動で入力できる便利な機能で、業務効率を向上させます。宛先欄に文字を入力すると候補が表示され、手間を省くことが可能です。
しかし、オートコンプリートは入力された文字に基づいて宛先を推測するため、必ずしも正確ではありません。オートコンプリートに頼ると、確認を怠り誤送信する可能性が高まります。そのため、宛先の確認を怠る可能性が少しでもある場合は、オートコンプリートの使用を避けた方が安全です。
ヒューマンエラーによるメール誤送信の事例
ヒューマンエラーによるメール誤送信の事例を2つピックアップし、紹介します。
事例1.誤ったメールアドレスへの個人情報の送信
誤ったメールアドレスへの個人情報を送信した事例です。2023年2月、鹿児島大学はメーリングリスト内でメールアドレスの誤記により、学内外829名の個人情報を誤って送信したことを公表しました。
具体的には、「@gmail.com」とすべきドメインを「@gmai.com」と誤登録し、個人情報が記載されたメールが意図しない宛先に送信されました。同大学は誤送信を確認後、該当するメールの送信停止と、誤登録されたメールアドレスの削除を行いました。
事例2.設定ミスによる個人情報の漏洩
設定ミスによって個人情報を漏洩した事例です。2023年12月、大阪市コミュニティ協会は、住吉区役所から委託業務を受けていた際に使用していたGoogleフォームで、個人情報が第三者に閲覧できる状態だったことを公表しました。
原因は、フォーム作成時に回答後の画面設定を確認せず、閲覧可能な状態で運用を開始したことです。問題はユーザからの指摘で発覚し、12月に修正を行い、関係者に通知しました。再発防止策を講じる予定です。
まとめ
ヒューマンエラーによるメール誤送信の防止には、宛先や文面チェック、添付ファイルのパスワード化などの対策が効果的です。企業は、誤送信を未然に防ぐための体制を整備し、リスクを最小限に抑えることが求められます。
添付ファイルのパスワード化や第三者による確認、誤送信防止ツールの導入、機能の活用など、さまざまな対策を組み合わせ、ヒューマンエラーによるリスクを大幅に減らしましょう。
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