無料で利用できるGmailは業務で利用してよいのか、不安に感じる人もいるでしょう。この記事では、Gmailは業務での利用に適しているのか、リスクやセキュリティの強化方法、Google Workspaceでできることなどを解説しています。業務での利用を検討している人は、参考にしてください。
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目次
Gmailのメールセキュリティレベルは？
Gmailを業務で利用してもよいのか、不安を抱く人もいることでしょう。基本的には、業務で利用しても問題ありません。GmailはTLSの使用において業界をリードしています。TLS（Transport Layer Security）とは、メールを安全に送受信する方法です。
TLS接続によりメールの送受信の際に暗号化され、第三者による盗聴や改ざんを防止します。また、2段階認証機能を併用すれば、さらにセキュリティを強化できます。ただし、懸念点がないわけではありません。
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Gmailを業務で利用する際のリスク
基本的には業務で利用しても問題のないGmailですが、ここでは4つのリスクについて解説します。
不正アクセスのリスク
セキュリティ対策をしていても、不正アクセスのリスクがゼロになるわけではありません。Gmailには、個人情報だけでなく重要なメールや写真・ドキュメントなどのデータが保存されています。
また、業務上でGmailを利用している場合、より機密性の高い情報を取り扱うケースも考えられるでしょう。不正アクセスされると、それらの情報が漏洩する恐れがあります。企業の信頼を落としかねないため、念入りな対策をしなければなりません。
添付ファイルのリスク
Gmailはウイルス対策として、特定のファイルを添付できない仕様となっています。ただし、差出人不明のメールや、業務上関わりのある人になりすましたメールを受信する可能性はゼロではありません。これらの不審なメールに添付されたファイルにはウイルスが仕込まれているおそれがあり、開封すると感染のリスクがあるため注意が必要です。
フィッシング詐欺や標的型のメールにも注意しましょう。入念な下調べによって、ターゲットを絞って送信するケースがあります。
関連記事：添付ファイルをメールで安全に送信するために必要なことは？
広告配信によるリスク
Gmailでは、広告配信によるリスクがあります。ユーザが興味を示すもの、関心があるものに合わせた広告を表示するために、ユーザのGmailアカウントやメールのデータを自動的に収集し、解析しています。
Googleは、ユーザの個人情報を販売することはなく、ユーザの許可なく広告主に個人情報を提供することはありません。それでも、広告をクリックしたり閲覧したりすることによる情報漏洩のリスクはゼロではないため、注意しましょう。
無料版によるリスク
Gmailには、無料版と有料版があります。無料版でもセキュリティ対策は重視されますが、ビジネスで使用するには信頼性に欠ける部分は否めません。また、フリーメールであるため、広告が表示されます。有料版であれば、よりセキュリティ性が高いうえに広告も表示されず、ドメインを会社名に設定できます。
Gmailのセキュリティを強化する方法
セキュリティ対策を重視するGmailですが、よりセキュリティを強化する方法があります。ここでは5つの方法を解説します。
セキュリティソフトを最新の状態にしておく
セキュリティソフトを常に最新に保つことで、不正アクセスやマルウェア被害を防げます。セキュリティソフトの自動更新機能を有効にし、手動でも定期的に更新を確認しましょう。ウイルスやマルウェアは日々進化するため、常に最新の更新プログラムを適用することが重要です。Gmailに限らず、ソフトウェアを利用する際には意識すべき部分です。
セキュリティ診断を実施する
セキュリティ診断を実施すると、現段階のセキュリティ状態が確認できます。パスワードの変更や、パスワードの強度チェック、2段階認証の設定、ログイン履歴の確認などセキュリティ面で推奨される対応が表示されます。セキュリティ診断を定期的に実施し、高いセキュリティ状態を維持しましょう。
セキュリティレベルの高いパスワードにする
セキュリティ対策をするうえで、シンプルかつ有効な方法は、セキュリティレベルの高いパスワードを設定することです。セキュリティレベルの高いパスワードとは、12文字以上で大文字や小文字、数字、特殊文字を組み合わせて生成したものです。
自分の名前や誕生日、電話番号など、個人情報から推測可能なものは避けましょう。また、パスワードは使い回さず、アカウントごとに異なるものを設定しましょう。
2段階認証機能を設定する
Gmailには、メールアドレスとパスワードによる認証だけでなく、SMSによる本人確認を行う2段階認証機能があります。
SMSを受信できるのは、該当する電話番号が設定された端末を持つ人のみです。そのため、2段階認証を突破できるのは本人である可能性が極めて高いと判断できます。SMS認証のプロセスが加わることでセキュリティが二重になり、Gmailを利用する際の安全性がより高まります。
暗号化されていないWi-Fiは利用しない
公共の場で提供されているフリーWi-Fiには、通信が暗号化されていないものがあります。そのWi-Fiを利用してメールを送受信すると、悪意ある第三者にメール内容を見られたり、データを改ざんされたりする可能性があります。業務に関するメールは、暗号化された安全な通信環境で送受信しましょう。
独自ドメインを利用する
フリーメールに対してあまりよいイメージを持たない人もいるため、業務用のアドレスは独自ドメインを利用すると安心です。独自ドメインは有料サービスですが、自社のみの自由なメールアドレスを決められ、企業の信頼性向上にもつながります。
独自ドメインを利用するとメール送信元のドメイン認証が可能になり、スパムメールとしてフィルタリングされるリスクも減少します。
Google Workspaceとは
Google Workspaceとは、Gmailも含まれる有料のクラウド型のグループウェアで、全世界500万企業で導入されているツールです。ブラウザから操作可能で、スマートフォンにも対応しています。場所を選ばず、組織での業務やコミュニケーションの効率化、生産性を向上させる機能が多く備わっていることがメリットです。
また、数多くの企業が導入する理由の1つとしてセキュリティ対策が挙げられており、高い評価を得ています。
Google Workspaceでできること
Google Workspaceの導入により、可能になるおもな4つの事柄を解説します。
セキュリティレベルを上げられる
Google Workspaceには専任チームがあり、24時間体制でセキュリティ管理を実施しているため、セキュリティの強化に役立ちます。企業としても、従業員に対し2段階認証での本人確認を必須にする、アクセス可能なデバイスや使用するアプリを制限する、アカウントへのログインを防ぐといった対応が可能です。
データを保護できる
Google Workspaceでは、管理者以外のユーザはアカウントを削除できません。無料版のGmailとは異なり、管理者がすべてのアカウントをコントロール可能なため、データを保護できます。
また、管理コンソールにより、ユーザが完全に削除したメールを25日間は復元できます。すべてのアカウントのパスワードを変更したり、削除されたアカウントを復元したりも可能です。
大容量のクラウドストレージを利用できる
無料版のGoogleアカウントでは、ユーザ1人のストレージ容量は15GBが上限ですが、有料版では30GBから5TBまでのオンラインストレージを保有できます。プランによって容量が異なるため、Gmail以外に写真や動画などを保存したい場合は、容量に合わせたプランを選択するとよいでしょう。
情報を共有できる
Google Workspaceの活用により、コミュニケーションやスケジュールなどの作業の一元管理が可能です。メールやチャット、管理アプリなどを使用し、グループ内の情報共有やコミュニケーションを簡単に図れるほか、業務の進捗状況やスケジュール管理も一括でできます。そのため、業務の効率化につなげられるでしょう。
まとめ
Gmailは強固なセキュリティが搭載されていますが、リスクがないわけではありません。強化する方法を実行したり、Google Workspaceを導入したりするとより安全になるでしょう。
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