Gmailの誤送信によって、機密情報や個人情報などが流出すると、多額の損害を被る可能性があります。ヒューマンエラーは完全に防げないため、ミスを最小限に抑える工夫が必要です。この記事では、Gmailの誤送信を取り消す方法や対策などを解説します。メール誤送信防止ツールの選び方も解説するため、ぜひ参考にしてください。
Cloud Mail SECURITYSUITEのサービス資料を受け取る
目次
Gmailに誤送信の取り消し機能はある？
Gmailには、誤送信したメールの取り消し機能があります。パソコンでメールを送信後、30秒以内であれば取り消しが可能です。スマートフォンの場合は、送信後5秒以内に削除しなければなりません。それぞれ時間内であれば、相手にメールの通知が届かずに削除できます。
【スマートフォン】Gmailの誤送信を取り消す方法
Gmailアプリでメールを送信した後に、画面下部の黒色のバーに「送信しました」と記載されます。黒色バーの右にある「キャンセル」か、「元に戻す」の文字をタップすると、メールの送信を取り消すことが可能です。それぞれの文字が表示されない場合は、アプリをアップデートする必要があります。
【パソコン】Gmailの誤送信を取り消す方法
パソコンもスマートフォンと同じように、Gmailの送信を取り消すことができます。ここでは、取り消す方法を解説します。
送信の取り消し可能時間を設定する
パソコンでGmailを送信する際は、送信の取り消しを設定しましょう。画面右上の歯車のマークをクリックし、設定の画面を開いてください。「送信取り消し」の項目から、取り消し時間を設定できます。プルダウンを開き、5秒、10秒、20秒、30秒の選択肢から、好きな時間を選びます。画面下部にある「変更を保存」をクリックすると、取り消しの設定が完了です。
送信したメールを取り消す
パソコンでGmailを取り消す方法は、スマートフォンと同じです。メールを送信した後に、画面左下に黒色バーが表示されます。設定した時間内に「取り消し」のボタンをクリックすると、送信したメールを取り消すことが可能です。メールの取り消しができる時間を過ぎる場合、黒色のバーが非表示になります。
メールの誤送信が起こる原因
メールの誤送信は、ヒューマンエラーや運用ルールがない場合に起こります。ここでは、誤送信が起こる原因を解説します。
ヒューマンエラーが起きている
ヒューマンエラーは、メールの誤送信が起こる最も多い原因です。たとえば、急いでいるときにタイプミスをしたり、メールの内容を確認しなかったりするなどです。メールの担当者間の連携不足も、ミスの原因となります。ベテランの担当者でもミスをするため、組織全体でヒューマンエラーを対策する必要があります。
メール運用のルールが設定されていない
会社にメール運用のルールがない場合、誤送信が起こりやすくなります。個々の従業員にメール操作に任せていることも、誤送信の原因です。会社からメールを送信する場合、ルールに基づいて運用することが大事です。たとえば、メールの二重チェックや、添付ファイルの確認などを徹底する必要があります。
メールの誤送信によくあるパターン
メールの誤送信は、宛先やファイルなどの確認不足で起こります。ここでは、誤送信でよくあるパターンを解説します。
関連記事：ビジネスパーソンの6割が経験するメール誤送信：効果的な対策とサービスの選び方ポイント！
宛先を間違えて送信している
宛先を設定する際に入力ミスをすると、誤送信につながります。たとえば、文字や数字を間違えることで、宛先を正しく設定できなくなります。グループアドレスの宛先も間違える可能性があるため、注意が必要です。メールやファイルなどを間違えて送信した場合、社内・社外の情報漏洩のリスクが高まります。
添付ファイルを間違えて送信している
添付ファイルの内容を確認しないと、誤送信につながります。誤送信したメールのファイルに機密情報が含まれている場合、事業が継続できなくなるリスクも高まります。損害賠償の請求をはじめとした、訴訟の問題に発展する場合もあるため、ファイルの確認を徹底しなければなりません。メールの操作指導を行い、従業員の意識を高めましょう。
CCとBCCの入力ミスが起こっている
CCとは、メールの内容を共有したい人に送信する機能です。受信者全員が宛先のメールアドレスを確認できます。BCCは、送付したことを知られずに、情報共有する機能です。宛先のメールアドレスは、送信者のみが確認できます。それぞれを使い分けていない場合、情報漏洩につながるリスクが高まるため注意しましょう。
Gmailの誤送信を防止する方法
Gmailの機能やチェック体制を活用すると、誤送信を防止できます。ここでは、誤送信を防止する方法を解説します。
送信予約機能を活用する
Gmailには、送信予約機能があります。事前に日時を設定することで、送信前に宛先や添付ファイルなどを確認できます。メールを作成した後、送信ボタン横にある矢印をクリックし、「送信日時を設定」から日時を設定しましょう。スマートフォンの場合は、画面右上の「…」か「︙」から、設定できます。
送信前のチェック体制を確立する
メールの誤送信は、往々にして起こり得るものです。自分以外の人にチェックしてもらい、事前に誤送信を防止する体制を確立しましょう。二重の確認だけでなく、チェックリストを作成することも有効です。メール送信前のルールを徹底するためには、会社全体で対策する必要があります。
メールの誤送信によるリスク
メールの誤送信は、客離れや業績低下などの原因となり、会社の損失につながります。同業他社に営業データやノウハウのような機密情報を送信すると、会社が法的な責任を負う可能性もあるため、注意が必要です。
また、個人情報を流出させた場合、プライバシーの侵害をはじめとする、法的な問題に発展するリスクが高まります。メール誤送信によって会社の信用も低下するため、多額の損失を被る可能性があります。
関連記事：情報漏洩とは？原因やリスクと企業が取るべき対策をわかりやすく解説
メールの誤送信の対策は誤送信防止ツールがおすすめ
メール誤送信防止ツールとは、メールの送信前にチェックを入れて、誤送信を防止するものです。たとえば、上長の確認なしで送信できなくしたり、送信を一時保留したりするなど、さまざまな対策が可能です。ヒューマンエラーを最小限に抑えて、誤送信を対策できます。
また、自動BCC機能によるアドレスの流出を防止し、宛先制限機能の使用によって社内セキュリティポリシーも守れます。社内のメール運用のルールを整備したうえでツールを活用すると、誤送信を有効に対策できるでしょう。
メール誤送信防止ツールの選び方
メール誤送信防止ツールは、社内の体制や環境を考慮して選びましょう。ここでは、ツールの選び方を解説します。
関連記事：【2024年版】メールセキュリティ対策サービスの比較ポイント５選を解説
必要な機能を搭載している
メール誤送信防止ツールは、必要な機能を確認して導入しましょう。たとえば、取り消し機能や送信前確認などです。会社の業務によって、必要な機能が異なるため、事前に課題を明確にする必要があります。ツールを導入する際の目的をもとに、求めるものを洗い出すとよいでしょう。
社内のメール環境に適合できる
メール誤送信防止ツールは、社内のメール環境に適合する必要があります。GmailやOutlookなど、ツールによって誤送信対策が異なるためです。また、使用中のWebメールやローカルのメールに、ツールが対応しているかどうかの確認も必要です。自社のメールシステムとの互換性を考慮して、スムーズに連携させましょう。
セキュリティ要件を満たしている
メール誤送信防止ツールは、セキュリティ要件を満たしたものを選びましょう。ウイルスやマルウェアなどによって、情報漏洩のリスクが高まるためです。ツールの提供元のセキュリティ要件が、自社のポリシーに違反していないかを確認する必要もあります。安全なメール運用をするために、適切な対策をしているソフトを活用しましょう。
まとめ
Gmailの誤送信は、制限時間内であれば取り消すことができます。ただし、ヒューマンエラーのようなミスは防ぎようがないため、取り消し以外の対策が必要です。従業員のチェック体制を構築したうえで、メール誤送信防止ツールを導入することをおすすめします。ヒューマンエラーを最小限に抑え、誤送信のリスクを軽減しましょう。
サイバーソリューションズ株式会社は、誤送信の対策をはじめとする、メールに関するあらゆるサービスを提供しています。さまざまなインフラ環境に対応しており、価格優位性もあります。メールの誤送信を対策する際に、ぜひ利用をご検討ください。
