メールの誤送信が発生すると、信頼の低下や余計な業務の発生など、さまざまな影響を及ぼす可能性があります。そのため、誤送信を防ぐための対策を講じることが重要です。
本記事では、Gmailにおける誤送信防止の方法について解説します。また、誤送信が発生した場合の対処法についても説明しているので、ぜひ参考にしてください。
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Gmailの誤送信によるリスクや影響
Gmailの誤送信によるリスクや影響は多岐にわたります。ここでは、代表的なリスクや影響を解説します。
個人情報の漏洩
メールの誤送信によって、個人情報が漏洩するリスクが高まります。個人情報に含まれるのは、以下のような情報です。
・名前
・生年月日
・口座番号
・クレジットカード番号
誤送信によって、本来の宛先ではない相手に個人情報がわたってしまう可能性があり、第三者に悪用されるリスクも懸念されます。
機密情報の漏洩
誤送信によって、意図しない宛先に機密情報が漏洩するケースも少なくありません。機密情報の代表的な例として、以下のようなものが挙げられます。
・一般には公開されていない研究中のデータ
・クライアントと共有している企画や契約の内容
機密情報は企業にとって重要な財産であり、流出すればビジネスチャンスを失うリスクが高まります。
社会的信用の低下
メールの誤送信によって個人情報や機密情報が漏洩すると、社会的信用の低下を招きかねません。
こうした情報漏洩は、被害を受けた当事者だけでなく、企業の取引先や顧客などの関係者からの信頼も失うおそれがあります。その結果、ビジネスチャンスを失ったり、企業の成長に悪影響を及ぼしたりする可能性もあります。
業務負担の増加
誤送信が発生すると、関係者への謝罪や報告、修正メールの作成などの対応に追われることになります。業務負担が増加することで、本来取り組むべき業務の進行が滞ることもあるでしょう。
Gmailで誤送信が発生する原因
Gmailで誤送信が発生する原因はいくつかあります。具体的な原因を解説します。
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誤った宛先を入力した
誤った宛先を入力し、意図しない相手にメールを送信してしまうことで、誤送信が発生することがあります。
宛先の誤入力が起こる主な原因として、自動表示される宛先候補を誤って選択することや、メールアドレスのスペルを間違えて入力することなどが挙げられます。
添付ファイルを間違えた
本来添付すべきファイルとは異なるファイルを誤って添付してしまうことも、誤送信の原因のひとつです。
自社の機密情報や顧客リストなど、重要性の高い情報が含まれたファイルを誤って添付すると、重大なインシデントにつながりかねません。また、単純にファイルを添付し忘れることも、メールの誤送信に該当します。
文章の内容にミスがあった
誤った内容の文章を書いてしまったり、文章を記入途中でメールを送信してしまったりするケースも、誤送信に含まれます。
誤字脱字や表記ミスが発生しやすい状況の一例として挙げられるのは、別の資料や文章からコピー＆ペーストをした場合です。この際、適切な修正を行わないと、誤った内容のまま送信してしまうおそれがあります。
CCとBCCを間違えた
CCとBCCの設定を誤ると、誤送信につながる可能性があります。CCは、共有メンバー全員に宛先が表示される設定です。一方BCCは、指定された宛先が送信者以外には表示されません。そのため、BCCで送るべき宛先をCCに設定してしまうと、メールアドレスなどの個人情報の漏洩につながります。
システム面以外の誤送信が発生する原因
システム面以外にも、誤送信が発生する原因はあります。以下は、代表的な原因とその詳細です。
社内のルールに不備があった
メールの作成や送信に関する社内ルールに不備があると、誤送信が発生する可能性が高まります。具体的なルールの不備として挙げられるのは、以下のような点です。
・ファイルの共有範囲に制限がない
・ルールが複雑すぎて実態に即していない
・チェック項目が曖昧で機能していない
また、ルールが存在していても、適切に周知されていなければ、誤送信が発生しやすくなります。
ヒューマンエラーが起きた
ヒューマンエラーによって誤送信が発生することも少なくありません。繁忙期で忙しく注意が散漫になっていたり、単純に確認が不足していたりすることがヒューマンエラーの主な原因となります。
また、業務に慣れた従業員が、慣れによる油断からチェックを怠り、ミスをしてしまうケースも少なくありません。
従業員のセキュリティ意識が低かった
従業員が情報漏洩のリスクを軽視したり、ルールを無視して業務を進めたりすると、誤送信が発生しやすくなります。また、従業員への注意喚起や教育が行き届いていない場合、メールの誤送信が起こるリスクが高くなるでしょう。
Gmailで誤送信を防ぐための方法
Gmailで誤送信を防ぐには、あらかじめGmailに搭載された機能を理解し、適切な予防策を実施することが重要です。ここからは、代表的な予防方法を解説します。
送信の取り消し機能を使用する
Gmailに搭載されている「送信の取り消し」機能を使用すると、万が一の際に役立ちます。この機能では、送信後最大30秒まで送信をキャンセルすることが可能です。取り消し時間は、5秒、10秒、20秒、30秒の中から選択できます。
実際に送信を取り消す際は、送信ボタンを押した後に表示されるウィンドウで、「送信を取り消す」ボタンを押しましょう。
送信予約機能を使用する
送信予約機能を活用することで、Gmailでの誤送信を防ぐことができます。送信予約機能とは、指定した日時に自動でメールを送信する機能です。
この機能を利用すれば、メールの送り忘れを防ぎつつ、送信までの間に内容を確認し、誤りがないかチェックすることが可能です。なお、Gmailはメールソフトを閉じている状態でも、指定した日時に自動でメールを送信します。
送信予約機能の使い方
送信予約機能の具体的な使い方を解説します。
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1. メールを作成する
2. 送信アイコンの横にある「送信オプション」から「送信日時を設定」をクリックする
3. 候補となる日時を選択するか、「日付と時刻を選択」から自由に設定する
定型文を登録して使用する
使用頻度の高い文章を定型文として登録すると、誤字脱字を防ぎ、誤送信のリスクを減らすことにつながります。また、文章の作成にかかる手間や時間を短縮するうえでも有効です。
定型文機能の使い方
定型文機能の具体的な使い方を解説します。
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1. Gmailの左上にある歯車マークをクリックし、「すべての設定を表示」を選択する
2. 「詳細」タブを開き、「テンプレート」のチェックマークを有効にする
3. メール作成画面を開き、定型文を記入する
4. 右下の「その他のオプション」から「テンプレートとして保存」を選択する
5. メール作成時に「その他のオプション」から保存したテンプレートを選び、使用する
メールを誤送信した場合の対処法
メールを誤送信した場合の主な対処法を解説します。
影響範囲を確認する
誤送信の内容や送信相手を把握したうえで、影響範囲を確認しましょう。影響範囲に応じた対応方法を検討し、迅速に対応できるよう準備することが推奨されます。
上長や関連部署に報告する
トラブルの拡大や対応の遅れを防ぐために、上長や関連部署に報告して指示を仰ぎましょう。適切な対応策を決めるために、安易な自己判断で対応することは避ける必要があります。
関係者に連絡をする
関係者に誤送信の事実を伝え、誤送信したメールの削除を依頼しましょう。文章でのやり取りは誤解を招きやすいため、できる限り電話で連絡するのが望ましいです。電話で連絡がつかない場合は、誤送信の旨が分かりやすいタイトルでメールを送ると良いでしょう。
まとめ
メールの誤送信は、個人情報や機密情報の漏洩などの問題につながりかねません。誤送信の結果、社会的信用の低下や業務負担の増加など、さまざまなリスクが発生するおそれがあります。
このような問題を防ぐには、誤送信を未然に防ぐための施策を実施することが重要です。Cloud Mail SECURITYSUITEは、メールに関する多様なサービスを提供するソリューションです。
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